E-Mails verschlüsselt mit Microsoft Outlook versenden

Verschlüsselte E-Mails mit Outlook über ein Hosted Exchange Postfach von Black Cat Networks versenden

Einleitung

Durch die verschlüsselte Übertragung von E-Mails können Sie erreichen, dass der Inhalt der versendeten E-Mail nur von Ihnen und dem Empfänger der Nachricht entschlüsselt und gelesen werden kann.

Mit der nachfolgenden Anleitung können Sie mit einfachen Mitteln und äußerst effektiv verhindern, dass Ihre sensiblen Daten von nicht berechtigten Dritten mitgelesen werden. Nachfolgend wird eine Punkt-zu-Punkt Verschlüsselung beschrieben. E-Mails werden auf Ihrem Computer verschlüsselt und erst auf dem Computer des Empfängers wieder entschlüsselt. Ein Mitlesen der E-Mail auf dem Transportweg wird damit ausgeschlossen.

Diese Anleitung beschreibt einen sehr einfachen Weg, wie Sie Ihre E-Mails verschlüsselt per Outlook versenden können. Die hier aufgezeigte Lösung zur Verschlüsselung ist kostenfrei und teilweise bereits integraler Bestandteil des Betriebssystems Windows.

Voraussetzungen

Um E-Mails verschlüsselt versenden und verschlüsselte E-Mails entschlüsseln zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie müssen ein E-Mail Zertifikat installiert haben
• Ihr Kommunikationspartner muss ein E-Mail Zertifikat installiert haben
• Beide Kommunikationspartner müssen den jeweils anderen Kommunikationspartner in die persönlichen Kontakte in Outlook aufgenommen haben
• Beide Kommunikationspartner müssen nach der Installation des Zertifikates mindestens eine unverschlüsselte und signierte E-Mail miteinander ausgetauscht haben
• Die Beantragung und der Import des E-Mail Zertifikates muss über den Microsoft Internet Explorer erfolgen, damit das Zertifikat korrekt im internen Zertifikatspeicher von Windows abgelegt wird

Vorgehensweise zur Einrichtung

Folgendermaßen richten Sie die Verschlüsselung von E-Mails ein:

• Wählen Sie einen Anbieter für ein S/MIME E-Mail Zertifikat. Ein solches E-Mail Zertifikat ist in der Regel ein Jahr gültig und muss dann erneuert werden. Sie können hierbei kostenlose E-Mail Zertifikate beispielsweise von folgenden Anbietern nutzen:
  • Comodo Group, Inc: http://www.comodo.com/home/email-security/free-email-certificate.php
  • StartCom Ltd: http://www.startssl.com/?app=1
• Beantragen Sie ein E-Mail Zertifikat und führen Sie die Anweisungen zum Import und Installation des Zertifikates aus
• Das E-Mail Zertifikat sollte nun im internen Zertifikatspeicher von Windows vorhanden sein. Sie können dies überprüfen, indem Sie den Internet Explorer öffnen und folgenden Punkt öffnen: Internetoptionen -> Karteikarte „Inhalte“ -> Button „Zertifikate“

• Öffnen Sie nun Outlook und navigieren Sie zu: Datei -> Optionen -> Trust Center -> Button „Einstellungen für das Trust Center“ -> E-Mail Sicherheit

• Nun können Sie eine neue E-Mail schreiben und diese verschlüsseln

Technische Hintergründe

Bei der Installation des S/MIME E-Mail Zertifikats auf Ihrem Computer werden zwei verschiedene Schlüssel generiert. Ein öffentlicher Schlüssel und ein privater Schlüssel. Diese beiden Schlüssel passen grundsätzlich zueinander und nur durch die Kombination beider Schlüssel kann eine Nachricht entschlüsselt werden.

Der private Schlüssel bleibt immer auf Ihrem Computer und wird niemals an die Öffentlichkeit gegeben. Er ist nur Ihnen bekannt.

Beim Versenden einer signierten, jedoch nicht verschlüsselten Nachricht wird Ihr öffentlicher Schlüssel mitgesendet. Der Empfänger Ihrer signierten Nachricht hat nun die Gelegenheit, Ihren Kontakt in der persönlichen Outlook Kontaktliste zu speichern. Damit wird der entsprechende öffentliche Schlüssel zum Kontakt zugehörig mit gespeichert.

Zum Senden einer verschlüsselten Nachricht ist es Voraussetzung, dass beide Kommunikationsteilnehmer einmal den jeweils öffentlichen Schlüssel ausgetauscht haben.

Beim Senden einer verschlüsselten E-Mail wird diese Nachricht mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt. Eine Entschlüsselung kann nur durch den privaten Schlüssel des Empfängers durchgeführt werden, der nur dem Empfänger bekannt ist. Somit kann eine zuverlässige und sichere Punkt-zu-Punkt Verschlüsselung sichergestellt werden.